Guia completo para aplicar provas online

Confira os principais fatores que você deve considerar antes de iniciar com provas online ou fazer a transição para uma nova plataforma.

Introdução

Num contexto de exames em constante evolução (provas, simulados, vestibulares, exames admissionais e outros), a transição para provas online abre portas para uma série de inovações e automatizações, melhorando a experiência do exame tanto para administradores e educadores, quanto para os participantes.

Neste artigo, mergulhamos nas principais considerações que impactam na entrega bem-sucedida desses exames, suas particularidades e desafios.

Se você ou sua instituição ainda não aderiu às provas online e está em busca de uma plataforma para elevar suas práticas de avaliação, esse guia o ajudará com informações valiosas, dicas e melhores práticas para iniciar de maneira bem sucedida nessa jornada.

1 – Cadastro de Questões

Ao iniciar com provas online, pense nos tipos de questão que você utiliza e quais as opções para cadastrá-las na plataforma. Considere os tipos disponíveis e a flexibilidade na hora de criar uma nova avaliação.

Se as questões estão no formato PDF ou Word, confira se é possível copiar/colar no editor da plataforma.

Ou então, se elas estão no formato CSV, verifique se a plataforma aceita upload de questões em lote. Isso facilita a migração e permite enviar todas as questões de uma só vez. Há casos em que é possível reaproveitar questões já cadastradas em um LMS, eliminando o trabalho de inclusão manual.

Questões inéditas e autorais

Verifique também quais as possibilidades ao adicionar novas questões usando os recursos disponíveis na plataforma (por exemplo, uso de Inteligência Artificial para criação de questões). É natural expandir seu acervo ao longo do tempo.

Por isso, leve em conta os recursos do editor, facilidade de uso, organização, campo para incluir a resolução (de forma única ou explicação por alternativa) e gerenciamento de atributos: nível de dificuldade, atribuição de pontos, classificação, fonte/ano e outros.

Ou seja, quanto maior for a facilidade ao adicionar e editar questões, maior será sua produtividade e ganho de tempo na gestão de seu acervo.

Testes e simulação da prova online

Ao criar provas digitais, é importante testar todo o processo com cuidado antes de lançá-lo aos participantes.

Assim, você elimina possíveis erros, garantindo uma boa experiência de prova. Especialmente se for a primeira vez no uso da plataforma.

Etapas importantes antes da aplicação da provas online

Faça uma revisão das questões: verifique todas as questões para garantir que estejam corretas e formatadas adequadamente (confira o alinhamento e tamanho de texto, qualidade das imagens, espaços vazios desnecessários etc). Anote as questões que necessitam de alguma correção ou alteração.

Simule a prova como um candidato: faça o exame como se fosse um candidato para ver se as configurações, como autenticação de acesso, cronômetro, número de tentativas, recursos anticola (randomização de questões e/ou alternativas), navegação, instruções e cálculo do resultado estão funcionando dentro do previsto.

Verifique se o tempo de prova é suficiente: a leitura e interpretação da prova varia de acordo com a complexidade das questões. Por isso, certifique-se de que o tempo para conclusão do exame é adequado aos critérios da avaliação. Esse tempo não deve ser muito maior do que o necessário e não tão apertado que possa comprometer a performance do participante.

Avalie os recursos de supervisão e auditoria após a prova: se estiver usando recursos como autenticação por biometria facial, monitoria por vídeo, áudio, captura de tela e de imagem, tenha clareza de como o fluxo desses recursos funcionam e se atendem às suas necessidades.

Verifique as integrações realizadas: se estiver usando APIs para conectar a plataforma aos seus sistemas internos como portal do aluno, LMS, aplicativos mobile ou outros, faça testes para garantir que o fluxo de dados está funcionando de acordo com o esperado.

Convide colegas para ajudar nos testes: mais pessoas podem identificar problemas mais rapidamente e ajudar a resolvê-los. A percepção da qualidade da prova na visão do candidato também é um fator importante a considerar.

Planejamento da prova online

Uma boa prova exige algum tempo de preparação. É importante ter objetivos bem definidos para exame e quais são as competências e habilidades que se deseja avaliar.

Quando a intenção é acompanhar o progresso do aprendizado, a prova deve ajudar na construção do conhecimento e compreensão das dificuldades do participante. Ou seja, deve ser uma prova com função pedagógica, capaz de gerar dados qualitativos. Diferente de provas que possuem apenas uma função classificatória.

Comunicação e envio de convite aos participantes

Ao adotar uma plataforma para aplicação de provas online, leve em consideração também os recursos para envio de convite aos participantes.

Isso facilita muito a rotina de comunicação e elimina o trabalho manual de informar sempre que uma nova prova é publicada. Portanto, antes de contratar, confira se há os seguintes serviços:

• Envio de convite por e-mail: você pode inserir manualmente os endereços de e-mail de cada participante ao disparar os convites. Isso é muito útil quando a quantidade de e-mails for pequena.
  
• Importação em lote via CSV (arquivo do Excel): ideal para quantidades maiores de participantes. Nesse tipo de recurso, você pode importar um arquivo CSV contendo vários registros de uma só vez.
  
• Pré-cadastro de participantes: refere-se à inscrição antes do exame. Trata-se de uma prática que garante maior segurança e acesso autenticado à prova, agilizando o processo. Uma maneira de fazer o pré-cadastro é ter uma página de inscrição que faz captura dos dados obrigatórios do participante, assim como suas credenciais de acesso (login e senha e/ou biometria facial). Quando a plataforma possui essa opção, traz uma comodidade que economiza muito tempo e esforço.
  
• Automatização da inscrição: quando existe a integração da plataforma com outros sistemas da instituição, é possível fazer a inscrição automática dos candidatos através de APIs. Isso elimina tarefas administrativas e torna o processo fluído (por exemplo, o aluno ou candidato já cadastrado no portal da instituição, pode acessar suas provas pelo próprio portal, sem precisar se autenticar novamente em outro ambiente).
  
• Compartilhamento do link da prova: você pode compartilhar o link de acesso à prova por meio das redes sociais, blog, WhatsApp e outros canais disponíveis.

Suporte Técnico em provas online

Ao contratar uma plataforma para aplicação de provas e simulados, o suporte técnico de alta qualidade se destaca como um diferencial crucial por várias razões:

1. Disponibilidade e Acesso 24/7

Um suporte técnico disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, garante que quaisquer problemas técnicos possam ser resolvidos rapidamente, independentemente do horário. Isso é particularmente importante em ambientes educacionais, onde exames e simulados podem ser realizados em horários variados.

2. Assistência Personalizada para provas online

Ter um suporte técnico que ofereça assistência personalizada significa que os problemas específicos dos usuários podem ser abordados de maneira eficiente. Isso inclui suporte para professores na criação e configuração de provas, assim como para alunos que possam enfrentar dificuldades técnicas durante a realização dos exames.

3. Treinamento e Capacitação

Oferecer treinamento e capacitação contínua para os usuários da plataforma é fundamental. Isso garante que administradores e colaboradores (professores, coordenadores, apoio pedagógico e outros) estejam bem informados sobre como utilizar todas as funcionalidades, otimizando seu uso e aproveitando ao máximo os recursos disponíveis.

4. Resolução Rápida de Problemas

Um suporte técnico eficaz é capaz de identificar e resolver problemas técnicos rapidamente, minimizando o tempo de inatividade e garantindo que as provas e simulados ocorram sem interrupções. Isso inclui desde questões simples, como problemas de login, até falhas mais complexas no sistema.

5. Feedback e Melhorias Contínuas

O suporte técnico de qualidade também serve como um canal de comunicação para feedback dos usuários, permitindo que a plataforma evolua e melhore continuamente. Esse feedback pode levar a atualizações e melhorias que tornam a plataforma mais eficiente e fácil de usar.

6. Segurança e Confidencialidade em provas online

Garantir a segurança e a confidencialidade dos dados é uma prioridade. Um suporte técnico qualificado pode ajudar a manter altos padrões de segurança, protegendo as informações dos alunos e garantindo a integridade dos exames.

7. Documentação dos recursos e Central de Ajuda

Manter uma base de conhecimento abrangente, com tutoriais (em texto e em vídeo), FAQs e guias detalhados, permite que os usuários resolvam problemas de forma autônoma, reduzindo a necessidade de contato direto com o suporte.

Logo, o suporte técnico é um componente essencial para o sucesso de uma plataforma de aplicação de provas e simulados. Ele não só assegura que o sistema funcione de maneira eficiente e sem interrupções, mas também proporciona uma experiência positiva e confiável para todos os usuários, desde administradores e professores até alunos e participantes de modo geral.

Conclusão

Vimos neste post que há recursos indispensáveis ao contratar uma plataforma para aplicação de exames. A importância de cada um deles terá peso diferente de acordo com o o contexto (ensino regular com alunos o ano todo, exames admissionais, como vestibulares e provas de certificação, avaliação de candidatos e funcionários no meio corporativo e outros).

Por isso, antes de contratar uma plataforma de tecnologia educacional, é importante considerar os recursos e serviços disponíveis, levando em conta as necessidades de sua instituição. Coloque tudo na balança e veja se a oferta atenderá à altura as “dores” de seu processo avaliativo.

Em síntese, a aplicação de provas e simulados online envolve várias etapas que vão desde o planejamento até a análise de dados pós-prova.

E aí? O que achou desse guia?
Seguindo as orientações descritas aqui, é possível garantir uma experiência eficiente e eficaz tanto para os professores quanto para os participantes, promovendo um ambiente de avaliação justo e transparente.

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